시말서 양식 어떻게 작성해야 할까?

시말서는 사실관계와 잘못을 명확히 인정하고 반성과 재발 방지를 담아야 합니다. 회사나 조직에서 요구하는 시말서는 단순한 사과문이 아닌, 육하원칙에 따라 사건의 경위와 영향을 구체적으로 기술하고 진정성 있는 반성과 재발 방지 대책을 포함해야 신뢰를 얻을 수 있습니다. 하지만 구체적으로 어떤 내용을 포함해야 하고, 어떤 표현은 피해야 할지 막막한 분들도 많습니다.

1. 시말서란 무엇이며 언제 필요한가

1) 시말서의 정의와 성격

시말서는 조직 내 문제 발생 시 자신의 과실을 인정하고 반성하는 공식 문서입니다. 단순한 설명문인 경위서와 달리, 시말서는 잘못에 대한 책임 인정과 사과, 재발 방지 대책을 포함해야 합니다. 따라서 반성문적 성격이 강하며, 징계성 사안에서 주로 요구됩니다.

2) 어떤 상황에서 작성하는가

무단결근, 지각, 지시 불이행, 품위 손상 등 규정 위반이 있는 경우 작성됩니다. 예를 들어 회의 중 감정적으로 상사에게 언행 문제를 일으킨 경우나, 반복적인 지각으로 업무에 지장을 준 경우에 해당됩니다. 단, 단순 실수나 사실 설명이 필요한 경우는 경위서를 대신 사용합니다.

3) 경위서와의 차이점

경위서는 ‘무엇이 있었는가’를 설명하고, 시말서는 ‘왜 잘못이었는가’에 집중합니다. 아래 비교표를 통해 두 문서의 차이를 구체적으로 살펴볼 수 있습니다.

구분	시말서	경위서
목적	책임 인정, 반성, 재발 방지 중심	사실관계 설명 중심
작성 시점	중대한 과실, 징계 사안	경미한 실수, 사실 설명 필요 시
내용 구성	경위 + 반성 + 사과 + 대책	육하원칙 기반 사실 설명
성격	공식 반성문	보고서 성격

시말서와 경위서의 차이 핵심 요약

• 시말서는 ‘잘못 인정 + 반성 + 대책’이 핵심
• 경위서는 객관적 사건 설명 위주
• 용도와 목적이 다르므로 상황에 맞게 선택

2. 시말서 작성 양식과 구성 요소

1) 기본 구성 및 양식

시말서에는 인적사항, 사건 경위, 반성문, 재발 방지 대책이 포함되어야 합니다. 사건 발생 시점과 장소, 내용, 본인의 입장과 설명을 객관적으로 서술하며, 이후 반성과 대책은 진정성 있게 작성해야 합니다. 아래는 일반적인 시말서 양식의 예시입니다.

시말서

소속: ____________
직위: ____________
성명: ____________
사원번호: ____________
연락처: ____________

1. 사건 개요
- 발생 일시: 2025년 5월 8일 오전 9시
- 발생 장소: 본사 3층 회의실
- 사건 내용: 회의 중 상사의 지시 불이행 및 언행 문제

2. 사건 경위 및 원인
- 구체적으로 사건이 어떻게 진행되었는지, 원인은 무엇이었는지 객관적으로 서술

3. 결과 및 영향
- 회사와 동료에게 끼친 피해 및 영향

4. 반성 및 사과
- 자신의 잘못을 인정하고 진심으로 사과

5. 재발 방지 대책
- 향후 동일한 실수를 방지하기 위한 구체적 계획

작성일: 2025년 5월 10일
서명: ____________

2) 작성 시 유의사항

사실 기반, 명확한 문장, 진정성 있는 표현이 필수입니다. 특히, 다음과 같은 표현은 피해야 합니다:

• “어쩔 수 없었다”, “누구 때문이다” 등 책임 회피
• “너무 죄송해서 말이 안 나옵니다”처럼 과도한 자기비하
• “그랬을 수도 있습니다”와 같은 모호한 표현
• 형식적인 사과나 감정적 표현

3) 좋은 시말서의 예

좋은 시말서는 사건의 흐름과 결과를 명확하게 전달하며, 반성과 실천 계획이 구체적입니다. 예를 들어 “감정 조절 실패로 동료들에게 불편을 끼쳤고, 향후 정기적으로 심리 상담을 받겠다”처럼 실현 가능성을 갖춘 내용이 이상적입니다.

3. 시말서 작성 시 주의해야 할 표현과 태도

1) 피해야 할 표현과 그 이유

시말서에서 가장 피해야 할 것은 변명과 책임 회피입니다. “~때문에 어쩔 수 없었다”, “저는 억울합니다”와 같은 문장은 진정성 없는 인상을 주며, 신뢰를 떨어뜨립니다. 또한 비속어나 감정적인 표현, 형식적인 사과도 시말서의 본래 목적을 흐릴 수 있습니다.

특히 회사 내 징계성 문서인 만큼, 문장의 격식과 공식성도 중요합니다. 지나친 자기비하나 모호한 진술, 사사로운 감정 호소는 오히려 부정적인 인상을 남길 수 있습니다.

2) 문장 구성에서 주의할 점

간결하고 명확한 서술이 핵심입니다. 지나치게 긴 서술이나 반복적인 내용은 오히려 진심을 흐리게 만들 수 있습니다. 각각의 항목(경위, 반성, 대책 등)은 육하원칙에 따라 구체적이고 일관성 있게 기술되어야 하며, 문장마다 사실과 의견, 감정을 구분해 작성하는 것이 좋습니다.

3) 표현력보다 중요한 건 ‘진심’

시말서는 문장의 멋보다 진심이 중요합니다. 독자가 ‘이 사람이 진심으로 반성하고 있구나’라고 느낄 수 있어야 합니다. 그렇기에 문장력보다 구체적인 사실 서술과 실천 가능한 재발 방지 대책, 책임감 있는 표현이 우선입니다.

시말서 작성 시 피해야 할 표현 정리

• “어쩔 수 없었습니다”, “억울합니다” → 책임 회피 인상
• “다른 사람도 그랬습니다” → 비교 정당화 금지
• “죄송합니다. 정말 죄송합니다” 반복 → 형식적인 사과로 보임
• “제가 한심합니다”, “왜 태어났는지 모르겠습니다” → 과도한 자기비하 금지
• 비속어, 감정적 어투 → 공식 문서에 부적절

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4. 실전 작성 시나리오 예시

1) 무단결근 후 작성 사례

무단결근 사유가 있어도 변명이 아닌 책임 인정 중심으로 작성해야 합니다. 예를 들어 건강 문제 등 정당한 사유가 있더라도 사전 보고를 못한 책임은 피할 수 없습니다. “몸이 아팠지만 보고하지 않은 제 책임입니다. 이후 동일한 일이 발생하지 않도록 긴급 연락 체계를 점검하겠습니다.”와 같은 문장이 바람직합니다.

2) 상사 지시 불이행 시 작성 사례

지시를 따르지 않은 이유보다는 그로 인해 초래된 결과에 대한 책임을 명확히 해야 합니다. 감정적 충돌이 배경이라도 “그 당시 감정을 제어하지 못해 조직 분위기에 악영향을 끼쳤고, 이는 명백한 제 실수입니다”라고 명확히 인정하고, 이후 감정 조절 노력 방안을 제시하는 것이 효과적입니다.

3) 지각, 반복된 경미한 실수 사례

반복된 사소한 실수도 누적되면 큰 신뢰 손실로 이어질 수 있습니다. “지각이 반복된 점 깊이 반성하며, 출근 30분 전 기상 알림 및 전날 일정 정리 습관을 들이겠습니다”처럼 구체적인 재발 방지 계획이 중요합니다.

실전 시말서 작성 요령 요약

• 경위는 구체적이고 객관적으로 작성
• 반성은 책임 인정과 감정 통제 중심
• 대책은 실행 가능한 계획 제시
• 형식보다 내용의 진정성에 집중

시말서 자주하는 질문

Q. 시말서 작성 시 반드시 반성의 내용을 포함해야 하나요?

네. 시말서는 단순한 사실 전달이 아니라 잘못을 인정하고 반성하는 공식 문서입니다. 경위서와 가장 큰 차이점이 바로 이 반성의 유무입니다.

Q. 회사 양식 없이 자유롭게 작성해도 괜찮나요?

가능하지만 권장되지 않습니다. 회사마다 요구하는 양식이 다르므로, 사내 규정이나 인사팀에 확인 후 해당 양식에 따라 작성하는 것이 가장 안전합니다.

Q. 반성의 내용이 부족해도 문제는 없을까요?

형식적인 사과나 반성 부족은 진정성을 의심받을 수 있어 불이익으로 이어질 수 있습니다. 자신의 책임을 분명히 인정하고 구체적인 대책까지 함께 서술해야 신뢰를 얻을 수 있습니다.

Q. 구체적인 재발 방지 대책이 꼭 필요한가요?

네. 단순히 “다시는 반복하지 않겠습니다”보다는 실천 가능한 구체적 방안(예: 알람 설정, 보고 체계 개선 등)을 서술하는 것이 중요합니다.

Q. 경위서와 시말서를 혼용해도 되나요?

실무에서는 함께 요구되는 경우가 있지만, 문서의 성격이 다르기 때문에 내용을 혼합하지 말고 각각의 목적에 맞춰 명확하게 분리해서 작성해야 합니다.